Optimiser la réception et les envois de mails

Pour agir de votre côté, voici quelques conseils pour minimiser vos impacts :

• Limitez le nombre de destinataires, en évitant, par exemple, l’usage systématique de la fonction « répondre à tous » si vous répondez à un envoi collectif.
• Compressez les pièces jointes pour qu’elles soient légères et bien conçues : PDF basse définition, suppression des blancs, des images inutiles… Faciles à lire sur ordinateur ou sur tablette.
• Remplacez les pièces jointes par un lien hypertexte ou URL. Pour les documents très lourds, pensez aux dossiers de partage sécurisé.
• Au-delà de 3 e-mails, passer un appel téléphonique permet généralement de clarifier les choses et de gagner un temps précieux.
• Dans certains cas, l’utilisation de la messagerie instantanée est plus appropriée pour échanger sur des projets et permet de centraliser le stockage des messages.
• Supprimez vos anciens mails. Nettoyez régulièrement votre boite mail pour éviter de stocker vos messages inutilement sur un serveur.
• Dans le monde, le stockage des données (data centers) consomme 1,5% de l'électricité mondiale et sont responsables de 2% des émissions de CO2.
• Désabonnez-vous des Newsletters que vous ne lisez pas. Quand vous ouvrez un compte ou souscrivez à un abonnement, pensez toujours à cocher ou décocher les cases pour ne pas recevoir de mails commerciaux ou de newsletters non désirées.
• Classez vos mails dès leur arrivée.

Depuis le mois de décembre 2019, le SIEEEN a développé un nouvel extranet pour optimiser les échanges de documents avec les autres collectivités.
L’avantage de ce nouveau système permet de fluidifier la transmission de documents en s'intégrant plus facilement avec les processus existants.
Il ne nécessite pas l'envoi de mail à la collectivité évitant ainsi le stockage de la pièce jointe deux fois (sur la boîte de l'expéditeur et sur la boîte du destinataire) ou l’envoi d’un courrier par la poste.

En effet, dans un processus classique d'envoi par mail, le fichier est stocké :

• Sur le réseau du SIEEEN.
• Dans la boîte mail de l'expéditeur et dans celle du destinataire.
• Sur le poste du destinataire.

Alors qu’avec le nouvel extranet mis en place, le fichier est stocké :

• Dans le dossier de la commune et sur le poste du destinataire.

Les résultats montrent que même les petits gestes ont un impact important s’ils sont multipliés par des centaines d’utilisateurs.
 
Le saviez-vous ?
 
L’impact de l’envoi d’un mail dépend du poids des pièces jointes, du temps de stockage sur un serveur mais aussi du nombre de destinataires.
Un e-mail stocké pendant un an correspond à une émission de 10g de CO2.

Supprimer 30 e-mails permet d’économiser 24h de consommation d’une ampoule.
 
Un exemple : avec 100 collaborateurs, 58 mails sont reçus et 30 sont envoyés dans une journée.
Sur un an, cela représente l’équivalent de 18 000 tonnes de gaz à effet de serre soit 18 allers /retours Paris - New York.
 
Sources : ADEME – Service SITEC – GREEN IT
 

Cette information est tirée de la newsletter interne du SIEEEN "EchoExemplarité" du mois d'avril 2020.
Prenez soin de vous et de vos proches.