26 février 2021 Printer Friendly, PDF & Email

Informatique

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Afin d’aider les collectivités nivernaises à réussir leur transition numérique, le SIEEEN met à disposition de celles-ci son expertise des technologies de l’information et de la communication.
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Une prestation de numérisation des actes d’état-civil proposée aux collectivités nivernaises

DEMAT

Grâce à l’accompagnement inclus dans le Packs Service ou des prestations optionnelles, la mise en place du prélèvement à la source (PASRAU) et du répertoire électoral unique (REU) a été facilitée. Aujourd’hui, les collectivités peuvent bénéficier d’une prestation de numérisation de leurs actes d’état-civil.

En 2019, le SITEC avait accompagné les collectivités disposant ou ayant disposé d’une maternité sur leur territoire avant le 1er novembre 2018, dans la mise en place de la communication électronique des données de l’état-civil (COMEDEC) pour permettre les échanges dématérialisés des données. Le SIEEEN avait rejoint, d’ailleurs, le groupement d’achat pour la numérisation des actes (délibérations, actes d’état-civil, documents funéraires) proposé par ALPI 40, l’Agence landaise pour l’informatique. Le marché lancé a permis de retenir la société Numerize pour la numérisation des actes d’état-civil, délibérations et documents funéraires.

Une procédure optimisée

Experte de la numérisation des registres d’état-civil, depuis 2008, Numerize référence plus de 6 000 mairies partenaires. La société spécialisée propose un forfait à l’acte de 0,50 €. Le SIEEEN agit comme facilitateur et récupère, en amont, les bons de commandes des mairies souhaitant procéder à la numérisation de leurs actes. Le prestataire se met en relation avec celles-ci pour planifier l’intervention sur site. Les données traitées sont livrées au Syndicat ainsi qu’à l’éditeur de logiciel (JVS Mairistem et Berger-Levrault).

Lors de sa rencontre avec les collectivités, Numerize leur soumet une fiche de projet à renseigner afin de calibrer ses interventions. La numérisation et l’indexation des registres sont assurées en quatre étapes :

  • Numérisation en mairie : les experts interviennent sur site.
  • Recadrage et gommage des impuretés (un acte par page incluant les mentions et post-it en fin de registre).
  • Saisie et création d’une base de donnée (COMEDEC) adaptée au logiciel d’état-civil de la mairie. Double saisie des actes, mentions et filiations pour éviter toute erreur.
  • Livraison sécurisée des données sur clé USB et copie transmise à l’éditeur du logiciel d’état-civil.

Afin de préserver l’attractivité de son offre initiale, Numerize souhaite massifier les commandes. Deux communes pilotes, Rix et Ruages, vont bénéficier ainsi de cette prestation.

Le SIEEEN compte proposer d’autres solutions aux collectivités à l’avenir afin de simplifier leur projet de dématérialisation. Une réflexion est ainsi en cours sur la gestion des cimetières en ligne.  La solution full web R’CIM, couplable avec Sirap, propose un ensemble d’outils et de fonctions, permet une gestion multi-cimetières, une interaction avec le Système d’Information Géographique (SIG) pour cartographier l’ensemble des dossiers, une édition de tous les documents liés à la gestion d’un cimetière et une gestion des profils d’utilisateurs, entre autres.